360 graden checklist voor bruiloft of houwerij
7 maart 2019

Willen jullie de liefde vieren maar weten jullie nog niet precies hoe en waar te beginnen? Geen probleem, deze blog heeft een handige checklist die je helpt om stap voor stap jullie bijzondere dag te plannen. Natuurlijk wel je alles tot in de puntjes geregeld hebben en kunnen genieten van de voorbereidingen en de grote dag zelf! Dus kom maar door met die afvinklijst :)

1 - DE LIEFDE VIEREN IS DE HOUWERIJ  

Je hebt allang geen trouwerij meer nodig om een bijzonder mooie dag te hebben. Je kunt ook een feest ter ere van jullie liefde geven, door middel van een Houwerij. Hierbij sta je bewust stil wat voor jullie belangrijk is en kun je dat naar elkaar uitspreken.

Hoe werkt een Houwerij?
Wonen jullie al een tijdje samen? Zijn er kinderen in het spel of niet? Ben je al een keer getrouwd geweest en wil je het nu anders vieren? Willen jullie je geregistreerd partnerschap of jubileum bezegelen met een dag om nooit te vergeten? Of wil je simpelweg met iedereen vieren dat je van elkaar houdt? Bij iedere situatie past een Houwerij.

Bij Houwerij staan mensen stil bij wat zij belangrijk vinden op een manier die bij hen past. Het vieren van de liefde verdient de aandacht, daar wil je iets eigens van maken. Iedere Houwerij is anders, omdat ieder stel anders is. Op basis van persoonlijke wensen en ideeën krijgt iedere Houwerij vorm. Kenmerkend zijn de unieke elementen en details. Een Houwerij kan een totaal concept zijn voor de hele dag inclusief de ceremonie. Of alleen een ceremonie op maat.

2 - CHECKLIST BRUILOFT OF HOUWERIJ

Hoe jullie de liefde voor elkaar vastleggen kan dus op verschillende manieren. Vaak is het niet de manier van vastleggen, maar de vorm van de viering die bepaalt hoe de organisatie ervan verloopt.

De checklist voor een bruiloft of Houwerij kan zo uitgebreid zijn als je zelf wilt. Willen jullie een dag met alles erop en eraan dan is de checklist uitgebreider dan wanneer je alleen kiest voor een mooi feest met daarvoor een persoonlijke ceremonie.

Je kunt ervoor kiezen zelf de regie te houden of een professional in de arm te nemen. Deze persoon helpt je bij het nadenken over alle onderdelen die bij een bruiloft of houwerij komen kijken. Denk aan; het opstellen van een begroting en het onderhandelen met leveranciers, het bewaken van de planning en het ontzorgen op de dag. Dit kan een hoop zorgen wegnemen. Daarnaast hoef je er geen bekenden mee op te zadelen die veel liever, net als jij, van deze dag genieten.

Onderstaande checklist geeft je inzicht in welke onderdelen allemaal bij een bruiloft of houwerij komen kijken. Het kan jullie helpen een eerste budget op te stellen. De kopjes geven de verschillende onderdelen aan waaronder verschillende acties vallen. Alles is los benoemd zodat je het zelf makkelijk kunt kopiëren en plakken in een voor jullie leesbaar document. Jullie eerste stap in de voorbereiding!

1. Voorbereiding
- Welke manier van Liefde Vieren past bij jullie? Laat je zo nodig informeren door bijv. een notaris
- Denk na over een voorkeur voor periode, datum en locatie
- Schrijf globaal de tijdsplanning van de dag uit
- Begin met het opstellen van een gastenlijst
- Stel alvast een budget op of stel een maximumbedrag vast

2. Communicatie
- Gastenlijst opstellen
- ‘Save the date’ uitsturen
- Website of uitnodiging opmaken, drukken en versturen
- Mailings naar de gasten, denk aan specifieke informatie over locatie, vervoer, catering
- Reageren op aanmeldingen/ afmeldingen/ vragen
- Bedankjes voor de gasten

3. Locatie
- Bekijk meerdere locaties (locatie en datum hebben invloed op elkaar dus bepaal welke het zwaarste weegt)
- Locatiehuur + eventuele opbouw en afbouw uren die berekend worden
- Locatiemanager (per uur/ per dag)
- Technische assistentie vanuit locatie (per uur/ per dag)
- Schoonmaak - na opbouw, tussentijdse schoonmaak, eindschoonmaak
- Verwarming/ airco
- Opslagruimte voor cadeaus en eventueel spullen die al eerder op locatie bezorgd worden
- Parkeerkosten/ uitrijdkaarten / parkeerwacht.
- Toiletdame

4. Programma
- Planning van de dag, denk aan: ontvangst, ceremonie, opening, lunch, diner, feest
- Informeer alvast naar muziek/ entertainment/ extra optredens van andere artiesten
- Speeches
- Persoonlijke beloftes naar elkaar

5. Aankleding
- Maak zelf een moodboard voor aankleding/ thema/ bloemen of laat een decoratievoorstel maken
- Inhuur extra meubilair, mocht de locatie niet de juiste stijl of te kort hebben
- Opslag, transport, opbouw en plaatsing
- Decoratie: groendecoratie, bloemen, wanden, artwork
- Branding: vormgeving, drukwerk, banners, viltjes, blow-ups, stickers
- Signing: parking, garderobe, toiletten, rookruimte, tafel placering, menukaarten

6. Techniek
- Licht, geluid, audio
- Podium, DJ booth, dansvloer
- Technische wensen van artiesten
- Portofoons
- Afhankelijk van locatie: aggregaat, nooduitgang bordjes, vergunningen, bekabeling, etc.
- Technische crew en transport

7. Catering
- Bespreek jullie catering wensen en de catering mogelijkheden
- Cateringarrangement: ontvangst, snacks, taart, lunch, borrel, diner, feest
- Materiaal, personeel en transport
- Crewcatering voor o.a. artiesten
- Overige: tastings, kleding catering medewerkers, mastiek, tafeldecoratie

8. Foto & video
- Denk na over de stijl van foto/ video die bij jullie past en plaats eventueel al opties op fotografen.
- Videoregistratie/ Aftermovie. incl. muziek, reiskosten, beeldbewerking, online delen.
- Fotograaf. incl. reiskosten, beeldbewerking, online delen.

9. Om het helemaal af te maken
- Ringen of iets anders moois
- Dé perfecte outfit
- Vervoer, bijzonder of gewoon op de fiets
- Overnachting voor jezelf en/of gasten
- Vakantie om na te genieten
- Give- aways/ Goodiebags/ Cadeau's
- Vergunningen/ Verzekeringen/ Schade
- Onvoorzien

10. Zelf doen of uitbesteden
- Conceptvorming
- Opstellen budget en onderhandelen met leveranciers
- Inkoop van de leveranciers en afhandeling facturen
- Planning en organisatie
- Contact met alle betrokken partijen
- Draaiboek opstellen en afstemmen met leveranciers
- Uitvoer op de dag
- Op- en afbouw
- Extra assistentie op de dag/ voortraject
- Productionele kosten: reis-/parkeerkosten, lunches, drukwerk etc.

3- DE PROFESSIONAL HELPT

Als geen ander weet een professionele wedddinglanner of houwerijplanner hoeveel werk er bij de organisatie van een bruiloft of Houwerij bij komt kijken. En hoe belangrijk details zijn. Vaak krijgen stellen gaandeweg het proces een goed beeld van wat ze willen, maar alles zelf doen is niet nodig.

Aan de verschillende onderdelen en acties uit de checklist is ook een planning gekoppeld. Vaak hebben de keuzes die je maakt invloed op elkaar en is het belangrijk om daarin een een bepaalde volgorde te hanteren. Zo is het van belang om op alle hoofdlijnen overeenstemming te hebben met de locatie voordat je de datum en plaats communiceert naar je gasten. Ook is het belangrijk om een globale planning van de dag te hebben zodat je artiesten, fotograaf en andere leveranciers voor een bepaald tijdslot in optie kunt zetten.

Een professional kan helpen om alles op tijd te regelen zodat je krijgt wat je in je hoofd hebt, en voorkomt dat er onverwachts iets niet meer mogelijk is. Het meeste waar voor je geld krijg je als je een professional vroegtijdig inschakelt. Diegene kan vanaf het begin ervoor zorgen dat er geld wordt bespaard waar mogelijk en zorgt voor onnodig dubbel werk door een gedegen planning te hanteren.

Bij de onderdelen vermeld bij punt 10 kun je de kennis en kunde van een professional vaak goed gebruiken. Diegene heeft vaker met dit bijltje gehakt, weet welke wegen te bewandelen, welke prijzen marktconform zijn en is bovendien sneller in het opstellen van bepaalde zaken. Het is tenslotte een vak.

Probeer een inschatting te maken van de onderdelen die je zelf leuk vindt om op te pakken, waar je de tijd voor hebt en energie uithaalt. En onderstreep welke onderdelen je moeilijk vindt of waar je bijvoorbeeld minder verstand van hebt.

Natuurlijk kan een ceremoniemeester ook veel werk uit handen nemen, maar dat is vaak op aansturing van jullie. Het is juist fijn om de regie soms uit handen te kunnen geven en te kunnen varen op andermans kennis. Juist omdat het zo’n belangrijke dag is waarbij je wilt dat alles klopt.

Door een goede begeleiding van een professional houd je plezier in de voorbereidingen van jullie droomdag.
Wanneer het goed is voorbereid kun je op de dag zelf des te meer loslaten en genieten!


Geïnteresseerd in een zorgeloze en persoonlijke Houwerij? Neem dan contact met mij op voor een gratis intakegesprek.

Wil je direct aan de slag met de 10 onderdelen checklist? Download hier de bijbehorende 6 stappen planning.

Vera Kurpershoek

06 - 47 258 553
info@houwerij.nl
KvK-nummer: 61154946

Algemene voorwaarden

Houwerij.nl een idee van vera kurpershoek - 2015

>